Источник: WB Партнеры
-
База знаний
Собрали полезную информацию о том, как работает поиск и ранжирование товаров на Wildberries, как сделать карточку более заметной для покупателей, как работает выдача по фильтрам – рейтингу, цене, выгоде и обновлению, а также подготовили ответы на часто задаваемые вопросы.
Источник: WB Партнеры
Семантическое ядро — список поисковых запросов, по которым пользователь может найти сайт. Его собирают для того чтобы понять интересы целевой аудитории, продумать структуру сайта и добавить ключи в текст.
В этом материале подробно разберемся с семантикой. В начале статьи будет теоретическая часть — что это такое, для чего нужно и когда сбор семантики лучше доверить специалисту. Во второй части будет пошаговая инструкция по сбору семантики.
Что такое семантическое ядро
Семантическое ядро — набор слов, фраз и запросов, которые характеризуют сайт, услугу или страницу в интернете. Использование таких слов на сайте позволит нам попасть в выдачу поисковика, хотя у самой семантики функции шире — о них чуть ниже.
Например, для интернет-магазина, который продает головные уборы, в семантическое ядро будут входить слова «купить шапку», «купить кепку», «шляпы дешево», «все ли шапки одного размера» и так далее.
Вот так выглядит семантика для статьи, которую вы читаете. Difficulty означает сложность запроса — чем выше, тем труднее попасть в топ выдачи. G означает частность — сколько таких запросов ищут в месяц.
Для чего собирать семантическое ядро
Вот основные причины:
1. Исследовать интересы целевой аудитории. Анализ поисковых фраз — простой и достоверный способ узнать, как и что ищет человек: в поиске он не стесняется своих желаний. Более того, можно количественно отследить интерес людей к теме — в этом помогает частотность запросов в месяц:
Кока кола популярнее Пепси. По данным Wordstat, запросов, связанных с ней, больше чем в два раза
Анализ семантического ядра дает подсказки в развитии бизнеса: закрыть непопулярные направления (их люди не ищут), открыть популярные — их часто ищут, а это потенциальный источник трафика и оплат.
Глобальная цель сбора семантики — понять, что хочет целевая аудитория, что ищут люди и как часто. Возможно, продукт который мы планируем выпустить или который уже есть — никому не нужен. В этом случае стоит сместить вектор развития в сторону популярных запросов.
2. Создать или доработать структуру сайта. Собранное семантическое ядро разбивается на кластеры. Кластер — группа запросов, которые поисковик считает одной темой и показывает по ней похожие результаты.
«Как приготовить пиццу» и «Рецепт пицца» — один кластер. Google выдает по этим запросам пересекающие результаты. Первые позиции совпадают полностью
Кластер — готовая идея для страницы в интернете или статьи. Разбив семантическое ядро на кластеры, мы получим грубую структуру сайта, основанную на интересах аудитории. Следуя этой структуре, мы становимся клиентоориентированными.
Семантика — практически неисчерпаемый источник идей для статей. Причем не просто статей, а статей по темам, на которые есть спрос. В блоге Unisender больше половины всех статей seo-оптимизированные. Эта статья тоже оптимизирована.
3. Оптимизировать текст под поиск. На основе семантического ядра к страницам прописывают заголовок, метатеги, описание статьи, структуру с H2 и H3 подзаголовками. А сама семантика — промежуточный этап в формировании ключевых слов (ключей). А глобально все это нужно для пассивного продвижения сайта в поиске.
Ключи для статьи про контекстную рекламу. Справа от слова написано его рекомендуемое вхождение — сколько раз за статью оно должно быть использовано
Подбор ключей — совсем другой процесс, в котором сеошник анализирует текст конкурентов в выдаче по определенному кластеру. Через SEO-сервисы можно оценить, какие ключи и в каком количестве используются в их статьях. Если целиться на ключи конкурентов из первых мест выдачи, есть шанс, что и наш материал тоже попадет в топ.
Этап подбора ключей возможен только после составления семантического ядра и кластеризации — благодаря им, мы ищем конкурентов.
4. Отслеживать динамику страниц в поисковике. После того как собрано семантическое ядро мы можем следить за движением сайта в выдаче по определенным запросам. Например, в семантику попал запрос «как поставить мат двумя конями в шахматах». Мы написали статью на эту тему и теперь следим, как поисковик ранжирует ее.
Сначала статья будет выше сотой страницы в интернете, потом постепенно будет подниматься до тех пор, пока не достигнет первой страницы и высших строчек — это показатель того, что SEO-стратегия работает. Если же сайт застрял дальше второй-третьей страницы выдачи, мы что-то делаем неправильно. Возможно, неправильно подобраны ключи или есть другие фундаментальные проблемы.
А еще может выясниться, что по другим запросам из кластера сайт продвигается медленнее. Это повод докрутить текст, добавить ключей, оптимизировать некоторые предложения под отстающий запрос.
Когда семантическое ядро собирать самому, а когда лучше звать сеошника
Составление семантики — не самый сложный в мире процесс, однако в нем легко запутаться (особенно без опыта):
Собрать много повторяющихся запросов. Упустить перспективные низкочастотные запросы. Неправильно отсеять нерелевантные запросы. Еще выше вероятность ошибиться на следующих этапах — кластеризации, анализе, формировании страниц в интернете. Чем больше проект, тем выше вероятность ошибок.
На что обратить внимание при подборе ядра
Прежде чем собирать семантическое ядро, нужно синхронизироваться по некоторым терминам. Это теоретическая часть, чтобы лучше понимать инструкцию.
Частотность
Частотность показывает количество запросов в месяц. Запросы в семантическом ядре разделяются на высокочастотные, среднечастотные и низкочастотные. Высокочастотные ищут чаще, чем низкочастотные, а среднечастотные — что-то промежуточное между ними. Деление запросов на эти группы относительное и зависит от сферы. В каких-то сферах, 100 относится к низкочастотным, а в других — к высокочастотным.
Ранжирование
Ранжирование — сортировка сайтов в выдаче в зависимости от их рейтинга, который подсчитывают алгоритмы поисковика. Чем выше рейтинг сайта, тем лучше он ранжируется — занимает верхние строчки выдачи.
На рейтинг влияют текстовая оптимизация, адаптивность, скорость загрузки, внешние ссылки и другие параметры. Запущенный сайт с идеальными семантическим ядром не попадет в топ — поэтому не фокусируйтесь лишь на одном сборе семантики.
Конкурентность
Конкурентность запроса — величина, которая показывает сложность попасть в топ выдачи. Она зависит от конкурентов — чем их больше и чем качественные их сайты, тем сложнее будет идти продвижение.
Опытные сеошники при сборе семантики указывают сложность (Difficulty). Если вы новичок — не парьтесь. Но если ваша ниша сильно конкурентная, опять же, нужен опытный сеошник.
Чем выше значение Difficulty, тем сложнее попасть в топ выдачи по этому запросу
Интент
Интент — это потребность пользователя, которую он хочет решить, когда вводит запрос. Некоторые запросы размыты, например, запрос «что такое осень» — пользователь хочет узнать, что такое осень или он ищет песню группы ДДТ?
Поисковики научились угадывать интент пользователя и даже по обобщенным запросам выдают нужное. И по запросу «что такое осень» все имеют в виду песню — это и показывает поисковик.
Учитывайте интент, иначе в ваше семантическое ядро попадут запросы, к которым вы не имеете отношения. Для этого просто внимательно просматривайте семантику на этапе чистки.
В мою семантику попал запрос «пицца с доставкой фильм». Не знал, что такой есть и поэтому было ощущение что запрос можно оставить. Но потом загуглил и вот — под пиццерию это не подходит
Геозависимость
Геозависимость — фича поисковиков, чтобы адаптировать выдачу под место проживания пользователя. Если вести «макдональдс адрес» — мне не покажут адреса фастфудов в Сыктывкаре, а покажут в моем городе.
Если у вас локальный бизнес, семантику нужно составлять с учетом геозависимости. Для этого в Яндекс Вордстат есть настройка по региону — информация будет выводиться только по нему. А если у вас онлайн бизнес, то на геозависимость можно не обращать внимания — в Вордстат по умолчанию выбраны все регионы. Но при желании можно добавить еще и страны СНГ.
Можно выбрать как всю Россию, так и конкретный город или регион
Пошаговая инструкция как составить семантическое ядро
Подумайте, какие запросы характеризуют ваш сайт
Составление семантического ядра начинается с мозгового штурма. Ответьте на вопрос: если бы вы искали свой сайт в поисковике, то по каким запросам? Все идеи, которые придут в голову, записывайте в таблицу или текстовый документ.
Несколько советов, как охватить все интересные запросы:
Созвонитесь с командой, особенно с теми, кто участвует в разработке продукта и делает сайт. Попросите их ответить на вопрос выше. Записывайте все идеи и фразы, которые придут в голову. Нужны запросы не только в рамках сайта в общем, но и в разрезе конкретных продуктов и частных вопросов клиентов. Например, сайт продает и устанавливает пластиковые окна. В семантику можно записать запросы «сколько стоит установка пластиковых окон» и «чем отличаются пластиковые окна». Такие запросы напрямую не связаны с нашими услугами, но все равно могут принести трафик, который позже конвертируется в клиентов. Забавный источник идей — отдел продаж и служба поддержки. Им всегда задают кучу вопросов и практически всегда эти вопросы популярны в поисковике. Теперь покажу на примере, что у вас должно получиться на этом этапе. В моем примере я собираю семантику для интернет-магазина пиццы в Оренбурге. Я сгенерировал такие запросы:
Сбор базовых ключевых слов
Все запросы, которые мы получили на прошлом этапе, поочередно вбиваем в Яндекс Wordstat или Букварикс. Все сервисы интуитивно понятны.
У Букварикс база Google и Яндекса, но я в нем не нашел функции фильтра по местности. У Яндекса это есть, однако он раздражает вводом капчи после каждого запроса.
Выбор региона в Яндекс Вордстат
Показываю на примере, как работаю с Яндекс Вордстат. Беру первый запрос из своего документа и ввожу его. Всю статистику из обоих столбцов копирую в Google Таблицы.
Статистика Яндекс Вордстат по запросу «купить пиццу» для Оренбурга
А вот так это выглядит в Google Таблицах
Располагайте запросы в один столбец. Пройдитесь по всем запросам из своего документа. Самые общие высокочастотные запросы пробейте дополнительно через Букварикс — в нем можно подсмотреть запросы, которые стоит поискать. Например:
Я вбил общий запрос «купить пицца» и мне приглянулись фразы «пиццу купить рядом» и «воппер пицца купить» — последнюю часто ищут, видимо, какой-то тренд. В этот раз меня интуиция подвела: в Оренбурге «воппер пиццу» ищут 6 раз в месяц, что очень мало, а «купить пиццу рядом» не ищут вообще. Но тем не менее используйте Букварикс — это поможет вам отыскать другие перспективные запросы
Важно в процессе подбора запросов не переусердствовать. В какой-то момент это утратит смысл — в таблицу будут попадать фразы-синонимы, странная низкочастотка и другой мусор. Соблюдайте баланс — если расслабитесь слишком рано, не дойдете до перспективных среднечастотных запросов.
Как понять, что пора заканчивать собирать семантическое ядро — вопрос опыта. Тут нет идеального правила. По идее, вы сами почувствуете, что уже перебираете одно и то же — это сигнал, что вы финишировали.
Анализ конкурентов
В интернете полно конкурентов — мы можем просканировать их через специальные сервисы и получить почти готовую семантику: важно отбирать только качественные страницы, которые высоко ранжируются в выдаче. Такие сервисы платные и разбирать в статье их функционал мы не будем. Если вам интересно, присмотритесь к следующим сервисам и изучите их самостоятельно:
SEMRush Ahrefs Serpstat. Почерпнуть идеи у конкурентов можно и без специализированных сервисов. Заходите на их сайт и внимательно изучайте — пощелкайте страницы в интернете и посмотрите, что пишут. Вы, скорее всего, отыщете запрос, который стоило бы включить в семантическое ядро, но который сами упустили из виду — обращайте внимание на заголовки страниц.
На одном сайте пиццерии я увидел раздел с акциями и стал копать в этом направлении. Попробовал запросы «пицца скидки» и «промокоды пицца». По последнему запросу неплохой результат — 169 запросов для Оренбурга, точно нужно взять. А по скидкам частотность меньше, но тоже можно использовать
Шлифуем семантику — сортируем, удаляем дубликаты и лишние символы
Удаление дубликатов. Некоторые запросы будут пересекаться. Нам они не нужны, поэтому удалим дубликаты через все тот же раздел «Данные»:
Выделяем таблицу и нажимаем вкладку «Данные», а в ней «Удалить повторы». Оставляем только столбец A — в котором содержатся сами запросы
Удалить плюсы. Они будут мешать на этапе кластеризации.
Нажмите Ctrl + F или Command + F на MacBook. В выпадающем меню выберите три точки. Либо в разделе «Правки» кликните «Найти и заменить». В поле «Найти» напишите «+», остальное оставьте без изменений. Нажмите на кнопку «Заменить все». Google удалит все плюсы из таблицы
Сортировка. Теперь всю таблицу отсортируем по убыванию частности. Отсортировать можно функционалом Google Таблиц. Этот шаг нужно повторить после следующего пункта «чистка нерелевантных запросов». При удалении запросов у нас появятся в случайных местах таблицы, а сортировка снова сведет всю семантику воедино.
Сортировка запросов по убыванию частотности. Выделяем таблицу, нажимаем «Данные» и кликаем по «Сортировать диапазон по столбцу B, Я → А». Если у вас частность не в столбце B, то сортируйте по другому столбцу
Чистка нерелевантных запросов
В семантическое ядро так или иначе попадут нерелевантные запросы — такие запросы не характеризуют наш сайт, а люди, когда их вводят, ищут совсем другое. От таких запросов нужно избавляться — трафика они не принесут.
Удаляем такие запросы:
С упоминаниями конкурентов. С товарами или услугами, которые не оказываем. С упоминанием города, районов и улиц в которых не работаем. Запросы с ошибками. Даже если человек сделает ошибку в запросе, поисковик все равно переведет его на верный запрос. Фразы, которые вы не понимаете. С большой вероятностью это не имеет отношения к вашей компании. Запросы-синонимы, например, «купить смартфон» и «смартфон купить» Микрозапросы — их ищут ничтожно мало, такая сеошная погрешность. Зависит от сферы: например, если наша среднечастотка 200 запросов, то все запросы меньше 10 можно удалять. Тем более, если они похожи на уточнение основного запроса. Давайте почистим ненужные ключи для нашего примера с пиццерией. Их получилось много:
Плов и шаурму я не продаю. Печку, камень, противень, тесто и коробки для пиццы тоже. Воппер-пиццы нет в моем ассортименте. Удаляем.
Несмотря на то, что я смотрел запросы только по Оренбургу, в результаты Яндекс Вордстата подмешались левые запросы — пицца Сорочинск и Самара. Удаляем.
«Пиццеол» — непонятный запрос, который не прояснился даже после того, как я проверил в Google — удаляем. Еще на этот скриншот попала «Додо пицца» — конкурент. Конкурентов, гораздо больше, все они выше. Конкурентов удаляем, либо переносим их в другой документ: если планируете запускать контекстную рекламу — там пригодится такая семантика.
Еще встретился запрос «чудо пицца». Я сначала не понял, потом оказалось что это местная пиццерия. Поэтому важно удалять запросы, которые вы не понимаете. Для верности можете загуглить их.
Несколько примеров с запросами под удаление. Они выделены синим:
Если запрос перспективный, но у вас нет таких услуг — переносите его в скоринг-документ
При сборе семантики часто всплывают запросы, которые близки нашему бизнесу, но таких услуг у нас еще нет. Если эти запросы перспективны и их часто ищут люди — не удаляйте их, а перенесите в скоринг-документ. Это документ с идеями развития и масштабирования бизнеса с точки зрения SEO.
В нашем примере про пиццу такие запросы — суши и роллы. Люди часто ищут их вместе с пиццей, но если мы занимаемся одной только пиццей — нам они не подходят.
Чистка — рутинный процесс, который может занять много времени. Проверять семантическое ядро нужно вручную, а иногда запросов много — больше тысячи. Ну тут ничего не поделать.
Не игнорируйте информационные запросы
При чистке важно сохранять осознанность и не делать это действие на автомате — можете пропустить интересные запросы, которые стоило бы внедрить.
В примере про пиццерию я выяснил, что люди часто ищут рецепты для пиццы — это информационный запрос. Пиццерия вполне может запустить небольшой блог, в котором будет раскрывать похожие темы. Так мы привлечем больше трафика и познакомим аудиторию со своим брендом. Бизнесу ведь нужно повышать узнаваемость — это один из инструментов.
Конечно, если человек ищет рецепт пиццы, он хочет сам ее приготовить, но в конце статьи мы можем предложить человеку купить нашу пиццу, по рецепту который он искал. У человека уже появится лояльность к нашему бренду, а когда его пицца не получится, он закажет ее у нас.
Если вы видите, что низкочастотные запросы повторяют основные запросы, только в них содержится странный хвост — их тоже можно удалять. В нашем примере про пиццу выяснилось что все запросы с частотой 10 и меньше можно убрать — они так или иначе копируют запросы, которые уже есть.
Также удаляйте запросы-синонимы, в которых слова из запроса одни и те же, но в другой последовательности. Например, «пицца доставка» и «доставка пицца.
На этом сбор семантики закончен. Теперь ее нужно разбить на кластеры.
Кластеризация
Напомню, кластеризация — деление семантического ядра на кластеры. Кластер — группа запросов, которую поисковик считает одной темой и выдает по ней пересекающиеся результаты.
Проверить кластеры можно вручную. В режиме инкогнито вбейте запросы и проверьте выдачу. Например, «заказать пиццу» и «купить пиццу» один кластер, выдача похожа.
Проще всего кластеризовать семантику через специальные сервисы. Советуем KeyAssort — он платный, но с мощным функционалом. Еще можете присмотреться к KeyClusterer, этот уже бесплатный.
Далее будем кластеризовать семантическое ядро на примере KeyAssort. Принцип работы следующий: вы отдаете сервису свою семантику, он в зависимости от заданных параметров, проверяет пересечения, объединяет похожие запросы в кластеры и отдает вам. Вы можете посмотреть видео-инструкцию по работе с программой на официальном сайте, а я здесь кратко перескажу основные действия.
Приведенный ниже пример кластеризации — упрощенная схема. Более сложный и точный подход — когда мы берем частотность и сложность ключевого слова из платных сервисов.
Импорт. Чтобы программа все загрузила верно, лучше работать через шаблон.
В первый столбец копируем запросы, а частотность копируем во второй и третий столбец (Mix search volume и Max search volume) — то есть их нужно продублировать. Поставьте значение «0» во всех остальных ячейках и «low» в Сompetition. Теперь импортируем:
В меню нажимаем «Файл» — «Импорт» — «Файл с параметрами»
Следующие окна оставляем без изменений:
Получилось так:
Сбор данных. Теперь нужно, чтобы программа проанализировала запросы и выявила среди них кластеры. Нажимаем «Собрать данные» в верхнем меню:
Так как мы работали с Яндекс Вордстат, то собираем по Яндексу
У нас около 200 запросов и сбор данных займет несколько минут. Чем больше семантика — тем больше времени.
Кластеризация. Нажимаем в верхнем меню «Кластеризация» и начинаем эксперименты с настройками. Цель — получить адекватную сборку кластеров . Мы можем менять вид кластеризации, силу группировки и другие параметры.
Настройка кластеризации
Меняйте настройки пока не увидите адекватную сборку кластеров. Иногда приходится вручную перебрасывать запросы из одного кластера в другой чтобы получить лучший результат.
В нашем примере получился такой результат:
В последнем кластере ошибка — это не статья в блоге, а страницы пиццы
Структура будущего сайта получилась точной, но большая часть запросов попала на главную страницу — это особенность региональных проектов.
Что дальше
Теперь у вас есть собранная и кластеризованная семантика. Можно:
Продумать структуру сайта. Под каждый кластер — своя страница. Отслеживать движение сайта в выдаче по ключевым запросам. Подумать над созданием продуктов, которые близки нашему бизнесу. Писать технические задания с ключевыми словами и вставлять их в страницу — но это уже совсем другая тема, в этой статье мы ее касаться не будем. Заключение
Статья получилась большой, пробежимся по основным выводам.
Что касается базовой теории:
Семантика — набор запросов и фраз, которые характеризуют наш сайт или конкретную страницу. Семантика помогает продумать структура сайта, отслеживать продвижение сайта по ключевым запросам в поиске, а также это необходимый этап перед формированием сео-ключей. Собранное ядро — отличный советник по бизнес-идеям: на разработке каких продуктов и страниц, нужно сосредоточить внимание, а от каких наоборот отказаться. Если у вас не очень крупный проект, есть желание и время погрузиться в SEO — собрать семантику можно самостоятельно. В остальных случаях нужен сеошник хотя бы на разовый проект. Собранное семантическое ядро открывает путь к текстовой оптимизации страниц — добавлению SEO-ключей и метатегов, проработке структуры статьи, ее объема и другое. Это сложнее сбора семантики и тут нужные более глубокие знания. Скорее всего, придется звать сеошника и не факт, что его устроит собранная вами семантика. Как собрать семантику за 6 шагов:
Обсудите с коллегами и сотрудниками, какие запросы характеризуют ваш сайт. Ответьте на вопрос: «если бы вы искали свой сайт в поисковике, то по каким запросам?» Вбейте все фразы из предыдущего этапа в Яндекс Вордстат и скопируйте все предложенные запросы в Google Таблицы. Дополнительно используйте Букварикс. Посмотрите конкурентов — изучите их разделы, вам наверняка придет идея, как расширить свою семантику. Шлифовка и сортировка. Удаляем дубли, микрозапросы, символы «+» из Яндекс Вордстат. Чистка. Удаляем непонятные фразы и все, что наш сайт дать пользователю не может. Перспективные запросы, но которые сейчас не описывают наши услуги, переносим в скоринг-документ. Кластеризируем семантику через KeyClusterer. SEO-продвижение не ограничивается одной лишь семантикой и текстовой оптимизацией — это более многогранный процесс, который охватывает работу с технической и контентной частью сайта. А еще желательно публиковаться на внешних ресурсах — блогах и каталогах.
Источник: unisender.com Никита Аксютин
Для анализа ассортимента товаров, «перспективности» клиентов, поставщиков, дебиторов применяются методы ABC и XYZ (очень редко).
В основе ABC-анализа – известный принцип Парето, который гласит: 20% усилий дает 80% результата. Преобразованный и детализированный, данный закон нашел применение в разработке рассматриваемых нами методов.
ABC анализ в Excel
Метод ABC позволяет рассортировать список значений на три группы, которые оказывают разное влияние на конечный результат.
Благодаря анализу ABC пользователь сможет:
выделить позиции, имеющие наибольший «вес» в суммарном результате; анализировать группы позиций вместо огромного списка; работать по одному алгоритму с позициями одной группы. Значения в перечне после применения метода ABC распределяются в три группы:
А – наиболее важные для итога (20% дает 80% результата (выручки, к примеру)). В – средние по важности (30% - 15%). С – наименее важные (50% - 5%). Указанные значения не являются обязательными. Методы определения границ АВС-групп будут отличаться при анализе различных показателей. Но если выявляются значительные отклонения, стоит задуматься: что не так.
Условия для применения ABC-анализа:
анализируемые объекты имеют числовую характеристику; список для анализа состоит из однородных позиций (нельзя сопоставлять стиральные машины и лампочки, эти товары занимают очень разные ценовые диапазоны); выбраны максимально объективные значения (ранжировать параметры по месячной выручке правильнее, чем по дневной). Для каких значений можно применять методику АВС-анализа:
товарный ассортимент (анализируем прибыль), клиентская база (анализируем объем заказов), база поставщиков (анализируем объем поставок), дебиторов (анализируем сумму задолженности). Метод ранжирования очень простой. Но оперировать большими объемами данных без специальных программ проблематично. Табличный процессор Excel значительно упрощает АВС-анализ.
Общая схема проведения:
Обозначить цель анализа. Определить объект (что анализируем) и параметр (по какому принципу будем сортировать по группам). Выполнить сортировку параметров по убыванию. Суммировать числовые данные (параметры – выручку, сумму задолженности, объем заказов и т.д.). Найти долю каждого параметра в общей сумме. Посчитать долю нарастающим итогом для каждого значения списка. Найти значение в перечне, в котором доля нарастающим итогом близко к 80%. Это нижняя граница группы А. Верхняя – первая в списке. Найти значение в перечне, в котором доля нарастающим итогом близко к 95% (+15%). Это нижняя граница группы В. Для С – все, что ниже. Посчитать число значений для каждой категории и общее количество позиций в перечне. Найти доли каждой категории в общем количестве. АВС анализ товарного ассортимента в Excel
Составим учебную таблицу с 2 столбцами и 15 строками. Внесем наименования условных товаров и данные о продажах за год (в денежном выражении). Необходимо ранжировать ассортимент по доходу (какие товары дают больше прибыли).
1. Отсортируем данные в таблице. Выделяем весь диапазон (кроме шапки) и нажимаем «Сортировка» на вкладке «Данные». В открывшемся диалоговом окне в поле «Сортировать по» выбираем «Доход». В поле «Порядок» - «По убыванию».
2. Добавляем в таблицу итоговую строку. Нам нужно найти общую сумму значений в столбце «Доход».
3. Рассчитаем долю каждого элемента в общей сумме. Создаем третий столбец «Доля» и назначаем для его ячеек процентный формат. Вводим в первую ячейку формулу: =B2/$B$17 (ссылку на «сумму» обязательно делаем абсолютной). «Протягиваем» до последней ячейки столбца.
4. Посчитаем долю нарастающим итогом. Добавим в таблицу 4 столбец «Накопленная доля». Для первой позиции она будет равна индивидуальной доле. Для второй позиции – индивидуальная доля + доля нарастающим итогом для предыдущей позиции. Вводим во вторую ячейку формулу: =C3+D2. «Протягиваем» до конца столбца. Для последних позиций должно быть 100%.
5. Присваиваем позициям ту или иную группу. До 80% - в группу А. До 95% - В. Остальное – С.
6. Чтобы было удобно пользоваться результатами анализа, проставляем напротив каждой позиции соответствующие буквы.
Вот мы и закончили АВС-анализ с помощью средств Excel. Дальнейшие действия пользователя – применение полученных данных на практике.
XYZ анализ: пример расчета в Excel
Данный метод нередко применяют в дополнение к АВС-анализу. В литературе даже встречается объединенный термин АВС-XYZ-анализ.
За аббревиатурой XYZ скрывается уровень прогнозируемости анализируемого объекта. Этот показатель принято измерять коэффициентом вариации, который характеризует меру разброса данных вокруг средней величины.
Коэффициент вариации – относительный показатель, не имеющий конкретных единиц измерения. Достаточно информативный. Даже сам по себе. НО! Тенденция, сезонность в динамике значительно увеличивают коэффициент вариации. В результате понижается показатель прогнозируемости. Ошибка может повлечь неправильные решения. Это огромный минус XYZ-метода. Тем не менее…
Возможные объекты для анализа: объем продаж, число поставщиков, выручка и т.п. Чаще всего метод применяется для определения товаров, на которые есть устойчивый спрос.
Алгоритм XYZ-анализа:
Расчет коэффициента вариации уровня спроса для каждой товарной категории. Аналитик оценивает процентное отклонение объема продаж от среднего значения. Сортировка товарного ассортимента по коэффициенту вариации. Классификация позиций по трем группам – X, Y или Z. Критерии для классификации и характеристика групп:
«Х» - 0-10% (коэффициент вариации) – товары с самым устойчивым спросом. «Y» - 10-25% - товары с изменчивым объемом продаж. «Z» - от 25% - товары, имеющие случайный спрос. Составим учебную таблицу для проведения XYZ-анализа.
1. Рассчитаем коэффициент вариации по каждой товарной группе. Формула расчета изменчивости объема продаж: =СТАНДОТКЛОНП(B3:H3)/СРЗНАЧ(B3:H3).
2. Классифицируем значения – определим товары в группы «X», «Y» или «Z». Воспользуемся встроенной функцией «ЕСЛИ»: =ЕСЛИ(I3<=10%;"X";ЕСЛИ(I3<=25%;"Y";"Z")).
В группу «Х» попали товары, которые имеют самый устойчивый спрос. Среднемесячный объем продаж отклоняется всего на 7% (товар1) и 9% (товар8). Если есть запасы этих позиций на складе, компании следует выложить продукцию на прилавок.
Запасы товаров из группы «Z» можно сократить. Или вообще перейти по этим наименованиям на предварительный заказ.
Источник: exceltable.com
Имея дело с тысячами товаров и десятками поставщиков, нужно умело расставлять приоритеты в процессе реализации запасов. На помощь приходит ABC-анализ. В статье покажем его работу на практике и расскажем, стоит ли ему доверять.
Что такое ABC-анализ и XYZ-анализ
ABC-анализ (Always Better Control) — метод выстраивания бизнес-ресурсы в рейтинг по степени их важности. Он определяет самые ходовые товары и рентабельность продукции в целом. АВС-анализ позволяет эффективно контролировать и распределять ресурсы, сокращать устаревшие запасы и увеличивать продажи.
Одни товары стоят дешевле, другие – дороже. На одну продукцию спрос постоянный, на другую – сезонный. Инвентарный анализ ABC помогает классифицировать весь товарный ассортимент, чтобы понять, какой товар приносит предприятию наибольший доход, а какой пора снять с продаж.
АВС-анализ группирует элементы в три категории (A, B и C) в зависимости от их ценности в бизнесе.
В основе АВС-анализа лежит фундаментальный закон Парето. Он гласит, что в большинстве случаев 20% усилий дают 80% результата. Правило 20 на 80 работает и в АВС-анализе: 20% товаров делают 80% оборота компании.
АВС-анализ позволяет классифицировать по значимости:
ассортимент; поставщиков; складские запасы; активность покупателей; любые другие бизнес-ресурсы, имеющие достаточное количество статистических данных.
ABC-классификация расставляет приоритеты в организации продаж, сокращает время, затрачиваемое на закупку и управление запасами.
Но АВС-анализ слишком упрощен, поскольку его категории статичны, а критерии их оценки – одномерны.
Чтобы получить более достоверные данные, применяют XYZ-анализ. Он сегментирует товары в зависимости от спроса на них на протяжении определенного периода времени.
Его аналитика базируется на изменении объема продаж от месяца к месяцу. Под каждый товар выводится коэффициент вариации (далее — КВ), показывающий колебание спроса в конкретном периоде. Составные части анализа XYZ:
X – регулярный спрос. Стабильные по спросу товары (КВ от 0% до 10%); Y – изменчивый спрос. Середнячки, как правило — товары с сезонным спросом (КВ от 10% до 25%); Z – нерегулярный и труднопредсказуемый спрос. Товары со случайным спросом (КВ от 25% и выше). Коэффициент вариации — это отношение стандартного отклонения к среднему.
После проведения расчета КВ нужно отсортировать строки по возрастанию (от А до Я) и присвоить позициям буквенные значения X, Y или Z.
XYZ-анализ – дополнительный к АВС-анализу способ аналитики, позволяющий принимать более обоснованные решения в процессе организации продаж и хранения запасов. К примеру, целесообразнее продавать AX-товары (ценные с постоянным спросом), чем AZ-товары (с неустойчивым спросом).
Что показывает ABC-анализ и где он применим
У АВС-анализа две цели:
сконцентрировать внимание на приоритетах – топовых ассортиментных позициях; определить нерентабельные или низкорентабельные группы товаров, чтобы удалить их из ассортиментного портфеля. Проводить АВС-анализ желательно хотя бы раз в год, идеально – ежеквартально. Можно его запускать и ежемесячно, но короткий период не всегда дает полную картину для отслеживания динамики ситуации и принятия верного решения.
ABC-анализ сортирует товары по трем категориям:
Категория А – бестселлеры, приносящие бо́льшую часть дохода предприятия. Эта продукция составляет 20% от всего ассортимента и обеспечивает 80% продаж. Она необходима, иногда – критически важна для бизнеса. А-категорию нужно тщательно мониторить, выделять на нее максимальные инвестиции и лучшие ресурсы. Категория В – регулярно продающиеся, но менее востребованные по сравнению с А-продукцией товары. Имеют среднюю стоимость, относительно меньший рыночный спрос, но обеспечивает стабильные продажи. Составляют 30% ассортимента и делают 15% продаж. Категория С – нижняя ступень лестницы продаж. Сюда входят товары, которые плохо продаются (дают около 5% продаж), но составляют целых 50-60% ассортимента. Это «мертвый груз», не приносящий пользу бизнесу, поэтому с ним нужно «расставаться» без сожалений.
ВАЖНО: не существует строго фиксированного порога для А-В-С категорий. Маркетологи по собственным критериям и принципу «плюс-минус» определяют процентные соотношения для каждой группы.
Категоризация ассортиментного портфеля важна для реализуемой продукции, поскольку она позволяет прогнозировать прибыль и предотвращать потери из-за нерентабельных товаров. Это первый и основной шаг к сокращению устаревших запасов, оптимизации цепочки поставок, повышению цен и прогнозированию спроса.
Каковы преимущества ABC-анализа?
Главный плюс АВС-анализа в быстром определении товаров-бестселлеров. Как результат – можно прогнозировать их наличие, чтобы избежать дефицита. Благодаря АВС-анализу бизнес может сосредоточиться на высокоприоритетных продуктах и получать максимальную прибыль.
Другие преимущества АВС-анализа:
точное прогнозирование спроса на бестселлеры; качественное управление складскими запасами; точечное улучшение цепочки поставок (работа с лучшими поставщиками); снижение расходов на закупку и хранение нерентабельной продукции; оптимизация стратегии ценообразования; увеличение коэффициента сквозных продаж. Но есть и минусы:
требуется систематический контроль за А-категорией – следует постоянно анализировать товарный ряд, проверяя, вся ли А-продукция до сих пор является высокорентабельной; метод не работает с качественными характеристиками – если ранжируются разные типы потребительских товаров, анализировать нужно каждую группу по отдельности. АВС-анализу не хватает точности – классификация проводится исключительно на основе денежной стоимости товара, другие факторы: сезонность, колебание спроса, покупательская способность – игнорируются. Виды ABC-анализа
ABC-анализ адаптирован под разные направления бизнеса.
Сегодня используют АВС-анализ:
отдельных товарных позиций или ассортимента в целом для определения товаров-бестселлеров; складских резервов в целях выявления «мертвого груза», от которого нужно избавиться в первую очередь; фирм-поставщиков, чтобы выяснить, с кем выгоднее сотрудничать; клиентской базы, чтобы понять, какие покупатели дают больше прибыли; эффективности персонала предприятия для рейтинговой оценки отдачи отделов или конкретных сотрудников; расходов, инвестиций, бюджета, чтобы вычислить, какие финансовые вложения быстрее конвертируются в прибыль.
Как его считать
Алгоритм проведения ABC-анализа состоит из шести шагов:
1. Определите элементы для анализа.
Чаще всего это товары определенной потребительской группы.
2. Соберите необходимую информацию.
Используйте один из инструментов учета, чтобы получить данные. Как правило, потребуется отчет по продажам. Занесите полученные данные в Excel, либо Google Таблицы.
3. Отсортируйте товары по выбранному критерию (доход, объём продаж, уровень затрат и т.д.).
Зачастую товары ранжируют по стоимости – от дорогих к дешевым.
4. Выведите долю каждой товарной позиции в общей прибыли.
Определите в процентах долю в обороте каждого товара, параллельно укажите в таблице накопительный итог (совокупный %).
5. Присвойте товарам АВС-класс.
Ориентируясь на совокупный процент, разделите товары на три группы: до 80% – категория А, от 80% до 95% — категория В, от 95% до 100% — категория С.
6. Проанализируйте полученные данные.
Бестселлеры находятся вверху таблицы, «просевшие» товары – вошли в С-категорию. Как только информация о продуктах с высоким и низким приоритетом получена, используйте ее в бизнес-целях. Жизненно важную продукцию – систематически пополняйте, невостребованный товар – выводите из ассортимента.
Пример ABC-анализа товара в Excel
Любой бизнес может извлечь выгоду из ABC-анализа. Чтобы иметь представление, как он работает на практике, рассмотрим пример ABC-анализа.
1. Возьмем маркетинговый отчет по продажам бытовой химии небольшого интернет-магазина за третий квартал 2022 года. Занесем данные в Excel-таблицу, сразу же отсортируем ассортимент по убыванию прибыли (работаем со столбцом «Итоговая сумма продаж»).
2. Определяем вклад каждого товара в общий объем продаж – делим итоговую сумму продаж отдельной позиции на сумму общей прибыли, выраженную в 100%. Прописываем формулу, высчитывающую проценты в столбце «Доля в обороте».
3. Рассчитываем совокупный процент – его считают в отдельном столбце накопительно, начиная с верхних строк таблицы.
4. Присваиваем каждой товарной позиции соответствующую категорию – А, В или С. На основании данных столбца «Совокупный процент» до границы 80% обозначаем товары категорией А, 80%-95% – категорией В, 95%-100% – категорией С. Делаем выводы.
Пример совмещения ABC и XYZ-анализа
ABC-анализ – быстрый, но недостаточно точный способ маркетинговых исследований. Основная проблема – он не отражает влияние внешних факторов на продажи. Сезонность, колебания спроса, эффективность рекламной кампании – все эти факторы учитывает XYZ-анализ.
Совмещенный АВС/XYZ-анализ даст максимально точную информацию о продажах, поэтому именно такая связка используется чаще всего. Сначала подбивают данные АВС-анализа, потом делают XYZ-анализ за тот же период и совмещают результаты. Обратимся к нашему примеру. Проведём XYZ-анализ представленного ассортимента.
Объединим в единую таблицу полученные результаты. Совмещенный вариант АВС/XYZ-анализа выглядит так:
Заключение
ABC-анализ быстро и без особых сложностей сегментирует любую базу данных на три группы. Выжимка ресурсов покажет топовые позиции и «самое слабое звено». Но для максимальной точности классификации желательно наряду с АВС-анализом проводить XYZ-анализ, в таком случае точность выборки будет близиться к 100%.
Источник: otzyvmarketing.ru Эльвина Амирханова
Чтобы подписать банковские, таможенные, налоговые и многие другие документы, не требуется личное присутствие: обычный автограф теперь может заменить электронная подпись (ЭП). Рассказываем, что это такое, какой может быть ЭП и как ее получить.
Виды ЭП (ранее ЭЦП)
Федеральный закон № 63‑ФЗ определяет, что в России может использоваться три вида электронной подписи (ранее она называлась электронная цифровая подпись, или ЭЦП). Рассказываем об особенностях применения каждой из них.
Простая ЭП
ПЭП представляет собой комбинацию цифр, позволяющую удостовериться, что ее формирует определенное лицо. С таким видом подписи сталкивается практически каждый — например, вводя код из СМС, чтобы получить доступ на портал или подтвердить другое действие в интернете. Подпись используется:
при аутентификации или регистрации в различных информационных системах в электронном документообороте (ЭДО) внутри компании при получении отдельных государственных услуг на портале Госуслуг ПЭП считается аналогом собственноручной подписи и может применяться при подписании документов только в том случае, если между участниками документооборота составлено соответствующее соглашение, в котором определены условия признания такой подписи и соблюдены иные требования законодательства к такому соглашению, а также в случаях, установленных федеральными законами и соответствующими правовыми актами (для ПЭП ЕСИА, например).
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
НЭП также установит авторство, т.е. определит факт подписания определенным лицом (не обязательно физическим, но и юридическим). Подпись формируется в момент подписания электронного документа. Подписание гарантирует неизменность документа, это значит, что, если в документ после подписания внесут правки, при проверке подписи она будет недействительна.
Для НЭП нет ограничений по использованию места хранения ключевой информации (рекомендуется использовать специальные носители — usb-токен, смарткарта и т.д.). При подписании документа требуется наличие криптографических средств защиты информации (не обязательно отечественные и (или) сертифицированные ФСБ).
НЭП считается аналогом собственноручной подписи и может применяться при подписании документов только в том случае, если между участниками документооборота составлено соответствующее соглашение, в котором определены условия признания такой подписи и соблюдены иные требования законодательства к такому соглашению, а также в случаях, установленных федеральными законами и соответствующими правовыми актами (Госключ, например).
Квалифицированная ЭП для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
Ключ проверки усиленной квалифицированной электронной подписи должен быть указан в квалифицированном сертификате, выдавать который имеет право только аккредитованный Удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица, в том числе ВТБ.
Отличия от НЭП:
не требуется дополнительного соглашения, чтобы использовать КЭП для подписания договоров с контрагентами и в других случаях ПО для работы с КЭП должно быть сертифицировано ФСБ При использовании квалифицированной подписи доступны более широкие возможности. С ее помощью можно сдавать отчетность, участвовать в торгах, вести документооборот как с контрагентами, так и внутри компании. Такая подпись без условий и соглашений имеет юридическую силу, что зафиксировано в положениях федерального закона № 63-ФЗ.
Обобщим информацию об основных отличиях между видами электронных подписей:
ПЭП и НЭП хранятся на любом носителе, КЭП — только на защищенном, сертифицированном только КЭП может использоваться как аналог собственноручной подписи без заключения дополнительных соглашений о признании такой подписи Как устроена усиленная квалифицированная электронная подпись
Электронная подпись представляет собой информацию в цифровом виде, прикрепленную к электронному документу, которая указывает авторство подписавшего лица.
Формируется электронная подпись с помощью ключей электронной подписи (открытый ключ (или ключ проверки ЭП) и закрытый ключ (ключ ЭП), которые хранятся на специальном защищенном носителе ключевой информации (с токена нельзя прямо скопировать информацию, он не определяется на компьютере и устройствах как диск) и неразрывно связаны друг с другом.
Открытый ключ
Открытый ключ — это набор символов, сгенерированный криптопровайдером. Открытый ключ обязательно указан в квалифицированном сертификате ключа проверки электронной подписи. Сертификат является публичной информацией, доступен для всех пользователей системы и необходим для проверки подлинности подписи.
Закрытый ключ
Закрытый ключ тоже генерируется криптопровайдером, но он, в отличие от открытого, является конфиденциальной информацией. Требует соответствующей защиты и особого контроля хранения (не передавать другим людям, защитить паролем, хранить на специальном носителе и т.д.).
Если закрытым ключом завладеют злоумышленники, они смогут подписывать документы от имени его владельца. Чтобы этого не произошло, ключ необходимо хранить в одном экземпляре на цифровом носителе, не перенося на компьютер. В случае утери устройства для хранения необходимо отозвать сертификат, чтобы подпись стала недействительной.
Когда нужна ЭП
С помощью простой ЭП можно подтвердить оплату или зарегистрировать личный кабинет — например, на сайте банка или на портале госуслуг. Неквалифицированная ЭП используется чаще всего для подписания документов, используемых во внутреннем документообороте компании. Функционал КЭП в несколько раз шире. Юридические лица с ее помощью могут:
работать с любыми электронными документами сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность оформлять сделки купли-продажи участвовать в электронных торгах дистанционно получать банковские услуги подписывать документы в рамках внутреннего документооборота оформлять трудовые отношения, если сотрудник работает удаленно КЭП поможет сэкономить немало времени и физическим лицам, которые могут:
зарегистрировать ИП, воспользовавшись специальным сервисом ФНС или уполномоченных банков. Например, сервис онлайн-регистрации бизнеса ВТБ позволит сэкономить время на визите в ФНС и деньги на уплату госпошлины заверять документы, которыми сотрудник обменивается с работодателем — например, договор о материальной ответственности или трудовой договор подавать на сайте ФИПС заявки на получение патента на изобретение, при использовании ЭП действует 30% скидка на госпошлину заключать сделки с недвижимостью через сайт Росреестра, запрашивать информацию о недвижимости, подавать заявления о ее постановке на кадастровый учет подавать заявления на поступление в ВУЗ без личного посещения приемной комиссии пользоваться полным функционалом личного кабинета налогоплательщика подавать судебный иск электронно через ГАС «Правосудие» Без наличия ЭП практически невозможна и работа юридических лиц. Самые распространенные ситуации, когда необходимо подписать документ электронной подписью:
передача налоговых деклараций в ФНС в электронном виде, а также отчетности в другие контролирующие органы участие в электронных торгах, наличие ЭП — обязательное условие для доступа к ним получение дистанционных банковских услуг регистрация сделок с недвижимостью привлечение к работе удаленных сотрудников из других городов работа с информационными системами государства – такими как Роскомнадзор, Росимущество и другими Как физическим лицам, так и юридическим квалифицированная электронная подпись позволяет значительно экономить время и обеспечивает безопасность: она имеет высокий уровень защиты, и подделать ее, в отличие от рукописной подписи, практически невозможно.
Где получить КЭП
Ранее для того, чтобы получить КЭП, нужно было обращаться только в аккредитованный Удостоверяющий центр. Список центров в Москве или других городах можно было найти на сайте Минкомсвязи, возможности удаленно получить ее не было. Сделать это мог сам подписант или его уполномоченный представитель при наличии доверенности и паспорта. С 1 января 2021 года правила изменились.
Юридические лица
Юридические лица, ИП, нотариусы могут получить квалифицированный сертификат в Удостоверяющем центре ФНС. На сайте налоговой службы можно найти список отделений, которые выдают подписи. Кроме того, право оформлять ЭП компаниям и индивидуальным предпринимателям имеют доверенные лица УЦ ФНС — это Аналитический центр и банки ВТБ и Сбер. Сертификат получает лично индивидуальный предприниматель, а для организации — только ее руководитель, то есть то лицо, которое представляет компанию без доверенности.
Физические лица
Физические лица получают квалифицированный сертификат в аккредитованных УЦ. По всей России их немало, однако количество заметно сократилось после 1 июля 2021 года, когда вступили в силу новые требования к аккредитации.
Требования к токену
Еще один важный момент — необходимо самостоятельно приобрести носитель. Обычную флешку нельзя использовать для этой цели, необходим специальный токен. ВТБ предоставляет токен для выдачи КЭП и делает это бесплатно в двух случаях:
если у получателя уже есть расчетный счет в банке если получатель открывает расчетный счет непосредственно перед выпуском КЭП Внешне токен напоминает флешку, однако, в отличие от нее, это защищенный носитель с криптографическими алгоритмами и паролем. Еще одно важное требование — токен должен быть сертифицирован ФСБ или ФСТЭК.
Использование стороннего криптопровайдера (СКЗИ КриптоПРО, VipNet и т.п.)
Для генерации ключевой пары и подписания электронных документов необходимо дополнительно установить на компьютер специальную программу — средство криптографической защиты информации
Использование встроенной криптографии ключевого носителя
Такой носитель уже имеет встроенный чип шифрования, поэтому дополнительная установка средства криптографической защиты информации не требуется. Но всегда требуется установка драйверов для работы с таким носителем.
Чтобы участвовать в торгах, отправлять налоговые отчеты или подписывать документы, можно использовать токен любого типа. Для работы в ЕГАИС используются только токены со встроенной криптографией. Купить все варианты носителей можно на месте, как правило в помещениях ФНС стоят автоматы иных компаний, где легко приобрести токен, или заказать заранее в интернет-магазине. Важно при этом убедиться, что токен сертифицирован ФСБ или ФСТЭК, иначе покупка окажется бесполезной.
Что делать при утере токена с ключами электронной подписи
Закон предусматривает, что ответственность за сохранность ключа несет его владелец. Если ключ передан другому лицу, которое воспользовалось подписью не по назначению, ответственность за нее все равно будет нести тот гражданин, на которого оформлена ЭП.
В случае утери подписи необходимо обратиться в УЦ ФНС. Восстановить подпись в этом случае не удастся: сертификат будет отозван сразу же после обращения, а квалифицированный сертификат придется получать заново по тому же алгоритму, что и в первый раз.
Источник: vtb.ru
Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.
Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.
Виды электронных документов
Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.
Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.
Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.
Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.
Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.
Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.
Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.
Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.
Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Варианты электронного документооборота
Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.
Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.
При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).
Основные функции системы электронного документооборота
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
регистрация документов; контроль исполнения документов; создание справочников и работа с ними; контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами; создание и редактирование реквизитов документов; формирование отчетов по документообороту предприятия; импорт документов из файловой системы и Интернета; создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция); работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями; электронное распространение документов; работа с документами в папках; получение документов посредством сканирования и распознавания. уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов. Преимущества электронного документооборота
К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:
централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве; сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур; единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.); сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов; быстроту подписания документов; возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение; быстрый поиск документов. Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.
Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.
Внедрение системы электронного документооборота
Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:
разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назначить ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов. Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.
В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.
Источник: Audit-it.ru
